【事例紹介】理美容品の製造・販売企業様 営業店からの社内発注をBtoB ECで省力化
理美容品の製造・販売企業 様
事例概要
本事例は非公開事例です。お客様名は非公開とさせていただき、記載する内容は、お客様より許可いただいた範囲でのご紹介になります。
| 業界・業態 | 理美容品の製造・販売業 |
| 売り上げ規模 | 年商200億円 |
| 課題 | 全国各店舗からの店頭在庫補充オーダー処理の高負荷 |
| 解決 | BtoB ECを社内発注向け業務で利用し、各店舗からの在庫補充オーダーの一元管理による作業漏れ、作業ミスを大幅軽減 |
| 必須システム機能 |
|
背景／課題 BtoB EC導入のきっかけ
さまざまな受注方法
全国約60ある営業店（兼店舗）から本社出荷管理部門担当者に対して、月間500件程度の在庫補充オーダー（社内発注）がメール、電話で送られてきていた。原則所定のメール書式にて在庫補充オーダー（社内発注）を送ることになっているが、急ぎ対応などイレギュラーな対応として、電話でオーダーを受け取ることもあった。
手入力による納品ミス
本社出荷担当者は各営業店から送られてくる在庫補充オーダー（社内発注）をExcelに転記し、いつ、どこの店舗に、どれだけの商品を納品するかを管理していたが、誤記、記入漏れなどが頻発し、適切な在庫補充業務が行えず店頭で欠品を生じさせるよう事態も発生していた。
発注状況の分析
どの店舗から、いつ、どのような頻度で、どの商品の在庫補充オーダーが発生していたかをきちんと管理できていなかった為、各店舗の在庫補充オーダー（社内発注）状況が適切なものであるかを分析することができていなかった。
対応方針
以下のポイントを解決ポイントと定めて、在庫補充オーダー（社内発注業務）のデジタル化、一元管理の検討を開始した。
- 各店舗担当者は必ず決められた書式、入力内容で在庫補充オーダー（社内発注）を行うこと
- 各店舗の在庫情報、社内発注履歴情報を蓄積管理し、可視化できること
解決手段の選定
対応方針をもとに、解決手段の調査を実施しました。
自動化ツール等の効率化ツール、簡易的なアプリケーションが作成できる業務パッケージ製品等が調査された中で、以下のポイントにより、ECサイトを選定。
導入後は、必ずBtoB ECの注文画面から入力することとされました。
ポイント１：受発注のためのさまざまな機能が標準で提供されていること BtoB ECでは顧客向け発注画面、受注者向けの管理画面を標準で提供しています。
これを社内発注用としててきようすると、各店舗担当者は在庫補充オーダー（社内発注）を行え、履歴の確認や、注文の状況把握が可能です。
同様に管理者は、どの店舗からどれだけの発注があったか確認できます。また、店舗から依頼で発注情報を登録することも可能です。これは、後から営業店側でも確認でき、発注ミスを防ぎます。
このため、発注側、受注側のどちらかではなく、両者に機能提供できることを重視しました。
ポイント２：本社と営業店のコミュニケーションを共有できること
BtoB ECの中もで、問合せチャット機能が標準で適用されていること。
属人化の解消、および、状況共有のため、本社出荷管理部門担当者に対して、納期、本社在庫情報などに関するメール、電話での問い合わせは原則禁止し、本社出荷管理担当者間でコミュニケーションが共有できることを重視しました。
現在
受注ミスがなくなった！
各店舗からの在庫補充オーダー（社内発注）がBtoB ECシステムの注文入力画面から入力されるようになったことで、本社出荷管理担当者は各店舗からの在庫補充オーダー（社内発注）を一覧で参照できるようになりました。
また各オーダーの対応ステータスも一目でわかるようになったことから、作業ミス、作業漏れなどがなくなり、Excel管理台帳への転記作業が不要になった。
オーダーの履歴が蓄積管理を実現！
さらに各店舗の過去も含めたオーダーの状況が蓄積管理され、参照できるようになったことで、各店舗担当者と在庫補充オーダーの適切なタイミング等を検討、調整することで作業省力化を進めることができています。
