受注業務フローを理解する
ここでは、受注から配送までの一連の流れについて説明します。
受注業務の一連の流れ
購入者による見積・注文、受注後の配送・請求の関係を示します。
注文は、対象商品を選択し注文する方法と、事前に発行された見積書から注文する方法の 2 通りがあります。
受注後は、在庫の引当および配送手続きを実施することにより、当サービス上での受注フローが完了となります。
請求については、当サービスでは未提供機能となっています。請求業務は、当サービスから出力できるデータを利用して実施してください。
受注フローでは、前払い、締め払い等の請求業務を考慮して、進めてください。
見積
得意先の見積依頼に対して、価格や納期、数量などを明記した見積書を発行することができます。
得意先から受けた見積依頼の内容を確認します。内容に問題がなければ、承認作業をすることで見積が確定され、見積書が発行されます。
発行した見積で注文が可能になります。
詳しくは詳細説明＞見積・注文の合意をご覧ください。
得意先がフロントで作成する見積と、管理者が管理者画面で作成する見積では、登録・変更できる項目に差があります。
| 項目 | 得意先（フロント） | 管理画面（管理者） |
|---|---|---|
| 商品追加 | ○ | ○ |
| 商品数量変更 | ○ | ○ |
| 配送先・卸先編集 | ○ | ○ |
| お客様見積番号登録 | ○ | ○ |
| ファイル添付 | ○ | ○ |
| お客様ご要望事項記入 | ○ | ○ |
| 見積書宛名編集 | ○ | ○ |
| 商品名変更 | × | ○ |
| 商品個別値引き | × | ○ |
| 全体値引き | × | ○ |
| 課税変更 | × | ○ |
| 見積有効期限変更 | × | ○ |
| 輸送方法変更 | × | ○ |
| 見積書備考欄変更 | × | ○ |
注文
注文は、得意先が商品やサービスを購入するための手続きです。
得意先からの注文依頼を受け、注文内容を確認します。この確認の際に、商品の在庫状況、納期の確認、価格の確認等を行い、注文を承認します。承認された注文は、注文確定となります。
詳しくは詳細説明＞見積・注文の合意をご覧ください。
得意先がフロントで作成する注文と、管理者が管理者画面で作成する注文では、登録・変更できる項目に差があります。
| 項目 | 得意先（フロント） | 管理画面（管理者） |
|---|---|---|
| 商品追加 | ○ | ○ |
| 商品数量変更 | ○ | ○ |
| 配送先・卸先編集 | ○ | ○ |
| お客様注文番号登録 | ○ | ○ |
| ファイル添付 | ○ | ○ |
| お客様ご要望事項記入 | ○ | ○ |
| 配送手段指定 | ○ | ○ |
| 商品名変更 | × | ○ |
| 商品個別値引き | × | ○ |
| 全体値引き | × | ○ |
| 課税変更 | × | ○ |
| 社内メモ変更 | × | ○ |
| 輸送方法変更 | × | ○ |
| 配送料変更 | × | ○ |
引当と配送
注文データを出荷単位に分割して、出荷データを作成します。
出荷データに対して、在庫の引当、配送を進めます。
出荷単位を分けて分割納品をすることで、複数倉庫からの出荷、在庫不足、得意先都合による出荷タイミングの調整等に対応が可能です。
出荷データごとに在庫の引当を確認し、出荷・配送を行ってください。
分割納品の例
-
在庫の引当ができた商品 A・商品 B、在庫の引当ができない商品 C の出荷データを分割
-
引当済の出荷データをもとに東京倉庫へ出荷指示
-
出荷作業を行い東京倉庫から配送
-
未引当の商品 C は、在庫の確保ができ次第出荷
引当
商品の在庫を引当確保することにより、他の注文によって欠品となるリスクを回避します。
引当をした出荷データは、配送に進めることができます。
配送
商品を引当て、出荷依頼操作を行うことで、配送会社に渡す出荷データ（配送先、配送方法、商品情報等）を出力できます。
出力した出荷データは、配送業務を進めるために利用してください。
配送会社のシステムで採番された追跡番号を当サービスの注文配送情報に登録することで、得意先のフロント画面から配送状況を確認することが可能になります。
受注確定後の業務フローについて、詳しくは詳細説明＞注文と配送データの関係と配送業務をご覧ください。
請求
当サービスから出力される注文情報は、貴社の請求システムでご利用いただけます。
受注業務フローと請求業務フローの組み合わせについては、詳細説明＞請求をご覧くださ い。